يکشنبه 1392/5/27

اوراق اداري به مجموعه سربرگ ، كارت ويزيت و پاكت نامه گفته مي شود . در كنار آنها ، مواردي همچون كاغـذ يادداشت ، فلش كارت ، كارت هاي اعتباري و پرسنلي ، ليبل وسايـل و... نيز وجود دارند. در اين مقاله سعي شده با موارد اصلي و پركاربرد و نكات كليدي آنها آشنا شويد...  
    كارت ويزيت : كارتي در ابعاد استاندارد 5×9 سانتيمتر است كه بر روي مقوا با گراماژ گوناگون ارائه مي شود.(در مورد قطع كارت ويزيت اين نكته ضروري است كه بعد از مراحل چاپ به دليل برش لبه هاي آن كمي از ابعاد گفته شده كوچكتر ميشود) كارت ويزيت در حقيقت ساده ترين تبليغات براي يك موضوع است .
(به ويژه براي اشخاص حقيقي) عناصر بصري كه به طور معمول در كارت ويزيت قابليت حضور دارند عبارتند از : نشانه و عنوان، مختصري از محدوده فعاليت(در حد چند كلمه) و نشاني و تلفن. البته امروزه از اطلاعاتي نظير آدرس ايميل و وب سايت و موبايل هم ميتوان استفاده كرد. افقي يا عمودي بودن كارت ويزيت بستگي به چونگي تصاوير و نوشتار آن دارد . در صورت امكان بهتر است در طراحي گرافيك كارت محدوده اي خالي از عناصر نوشتاري و تصويري پيش بيني شود تا در دست گرفتن كارت از آن قسمت انجام گيرد.
  اندازه فونتهاي عادي در كارت ويزيت غالباً از ۱۲ پوينت بيشتر نخواهد بود . همچنين تنوع استفاده از فونت هاي گوناگون امكان پذير است ، اگرچه بايد توجه داشت اين تنوع استفاده ، نبايد بيش از ۲ تا ۳فونت باشد ، ضمن آنكه تمامي آنها نيز بايد با يكديگر مشابهت بصري داشته باشند. استفاده از عكس هاي با جزئيات ، به دليل عدم امكان بزرگ نمايي آنها ، كمتر توصيه مي شود . كارت ويزيت نيز متناسب با نوع فعاليت موضوع و نظر سفارش دهنده قابليت حركات فانتزي را خواهد داشت. اگرچه ابعاد كارت ويزيت بيشتر به صورت استاندارد استفاده مي شود ولي در صورتي كه كارت به صورت عمودي طراحي شود ، كاستن از پهناي كارت سبب كشيده تر شدن و زيباتر شدن قطع خواهد شد . تـوجه به تـراز كردن انتها و ابتدا خطـوط و نوشتار با يكـديگر و با تصـاوير و فـرم ها مي تواند گرافيك كارت را قوام بخشد و بر زيبايي چيدمان بيفزايد . سربرگ : برگه اي است كه به طور معمول در قطع  ۷/۲۹ * ۲۱ سانتيمتر (قطع A4 ) ارائه مي شود و براي انجام نامه نگاري ادارات و مؤسسات يا اشخاص حقيقي مورد استفاده قرار مي گيرد . مواردي كه امكان حضور در سربرگ را دارند ، عبارتند از : نشانه و عنوان ، نشاني ، عناويني مانند «تاريخ ، شماره ، پيوست» كه با توجه به فايل هاي آماده براي نامه نگاري هاي اداري ، برروي سربرگ چاپ نمي شوند وتنها فضاي لازم براي چاپ آنها توسط چاپگرهاي روميزي در سربرگ پيش بيني مي شود . همچنين عناصر بصري تزئيني ديگر. به طور معمول محل قرارگيري آرم و عنوان در بالاي سربـرگ پيش بيني مي شود ، اين مورد به ويژه در سربرگ هاي ادارات دولتي به عنوان يك اصل رعـايت مي شود . اگرچه در ساير موارد طراح مي تواند با توجه به روحيه و محدوده ي فعاليت سفارش دهنده ، مكان مناسب براي قرار گرفتن آرم و عنوان را تعيين كند .   بديهي است كه محل قرارگيري آرم نبايد لطمه اي به كاربري اصلي سربرگ (ضرورت نگارش متن بر روي آن ) وارد كند . قرار گرفتن نشانه و عنوان در سمت چپ يا راست (بالا) سربرگ بستگي به شكل و جهت نشانه دارد ، ولي به طور معمول در سربرگ هاي دولتي نشانه در سمت راست بالا قرار مي گيرد تا امكان درج تاريخ و شماره نامه در سمت چپ بالا ميسر باشد ، زيرا درج مـواد ياد شده در سمت چپ اين امكان را فـراهم مي كند تا پس از آرشيو و بايگاني نامه هاي وارده ، دستيابي به نامه هاي مورد نظر براساس شماره و تاريخ نامه (درهنگام ورق زدن پرونده بايگاني شده سريع تر انجام پذيرد). ابعاد نشانه ، اگر چه متأثر از شكل گرافيك آن قابليت كوچك و بزرگ شدن خواهد داشت ولي غالباً محدوده اي بين ۲ تا ۵ سانتيمتر را به خود اختصاص مي دهد . اندازه فونت عنوان نيز بسته به كوتاه يا مختصر بودن آن بين ۱۲ تا ۱۶پوينت در نظر گرفته ميشود و معمولاً با قلم ضخيم ارائه مي شود. لازم به توضيح است در صورتي كه عنوان طولاني باشد ، امكان شكستن آن به دو يا سه خط مقدور است و اغلب بخش اصلي عنوان را با قلم بزرگتر از بخشهاي ديگر قيد ميكنند . عنوان بلافاصله در كنار آرم قرار مي گيرد و برحسب شكل آرم و ضرورت هاي ديگر ، در پايين ، چپ و راست نشانه جاي خواهد گرفت. اگرچه محل قرارگيري عنوان بسته به شكل كلي سربرگ قابل تعريف است اما قرارگيري عنوان در بالاي نشانه! غير معمول است . نوع قلمي كه براي عنوان استفاده مي شود بايد با گرافيك آرم و محدوده فعاليت صاحب آن متناسب باشد . نشاني اغلب در سربرگ قيد مي شود . اندازه ي قلم نشاني نيز متأثر از كوتاه يا بلند بودن آن محدوده اي بين قلم ۹ تا ۱۲ پوينت نازك خواهد داشت ، اگرچه نوع فونت قلم انتخابي در اندازه ي قلم بسيار تعيين كننده است . همچنين نحوه چيدمان نوشتار نشاني نيز تحت تاثير ديگر عوامل بصري ، مي تواند چپ چين ، راست چين ، وسط چين و يا حتي چيدماني نامنظم و ساختار شكن داشته باشند . عناصري كه در سربرگ قيد مي شوند از حاشيه هاي سربرگ فاصله خواهند داشت (اين حاشيه ها به دليل محدوديتهاي چاپگر هاي اداري  از يك سانتيمتر كمتر نباشد) . در طراحي گرافيكي سربرگ بايد توجه داشت زمينه ي سربرگ حتي الامكان فاقد رنگ باشد ، زيرا در صورت عدم رعايت اين امر ، در هنگام كپي گرفتن يا ارسال سربرگ بوسيله فكس ، زمينه ي نسخه ي تكثير شده ، تيره و فاقد كيفيت و كاربرد خواهد بود . همچنين گرافيك اجرا شده براي سربرگ بايد به گونه اي باشد تا مشكلي براي نگارش متن و خواندن آن ايجاد نكند . نهايتاً بسته به موضوع و محدوده فعاليت و همچنين نظر سفارش دهنده ، محدوديت هاي ذكر شده امكان كمرنگ شدن دارند و طراحي سربرگ هايي با قطع هاي متفاوت و گرافيك متنوع امكان پذير خواهد بود . قطع A5 پس از قطع A4 در اولويت طراحي قرار دارد (قطع A5 نصف قطع A4 است) معمولاً اين قطع براي مكاتبات داخلي و يا متن هاي كوتاه مورد استفاده قرار مي گيرد . بايد توجه داشت اگرچه ابعاد سربرگ هاي A5 نصف سربرگ هاي A4 است اما نبايد عناصر بصري را نيز به همين نسبت كوچك كرد ، بلكه بايد دقيقاً و مجدداً انتخاب قلم نوشتار و ابعاد عناصري بصري انجام پذيرد . نحوه گرافيك سربرگ در قطع هاي گوناگون ، معمولاً يكسان است و تفاوت زيادي با يكديگر ندارد . پاكت نامه : ابعاد پاكت نامه معمولاً متناسب با ابعاد سربرگ (A4) تعيين مي شود . بهتر است ابعاد پاكت مورد نظر در حالت بسته شده ، يك سوم ابعاد سربرگ به اضافه ي شش ميليمتر (پهنا و بلندا) باشد .   پاكت نامه نيز داراي نشانه و عنوان است و درج نشاني بر روي آن الزامي است . محل قرارگيري نشانه و عنوان و نشاني(در پاكت هاي فارسي) معمولاً در نيمه ي سمت چپ و بالاست ( البته نيمه ي سمت چپ و پايين هم رايج است) چيدمان عناصر موجود در پاكت نامه بيشتر در حالت افقي انجام مي گيرد . آنچه بايد مورد توجه باشد ، خالي نگهداشتن نيمه ي بالاي سمت راست پاكت جهت الصاق تمبر و انجام عمليات پستي است. استفاده از خطوط و فرم هاي تزئيني نيز بايستي با احتياط انجام شود چرا كه نبايد در نصب تمبر و مهرهاي پستي اثري داشته باشند . نكته ي پر اهميت در طراحي ست اوراق اداري ، ضرورت هماهنگي بصري در تمامي آنهاست . به عبارت ديگر يك هويت مشخص بايد در ميان سربرگ ، كارت ويزيت ، پاكت نامه و... موجود باشد . اين هويت بصري مشترك مي تواند از طريق ارائه ي عناصر بصري تزئيني مشترك و يا با نحوه رنگ پردازي و چيدمان مشابه و... ايجاد شود .   به طور معمول شروع طراحي اوراق اداري از كارت ويزيت يا سربرگ آغاز مي شود و سپس براساس الگوي اوليه ، موارد بعدي شكل خواهند گرفت ، ضمن آنكه در هر مرحله امكان بازنگري و تغيير بر روي موارد انجام شده پيشين امكان پذير است.


 

                وبسايت رسمي كانون آگهي و تبليغات واژه گستر


X